Für die elektronische Übermittlung von Lohnsteuerbescheinigungen ist ab dem Veranlagungszeitraum 2023 die Angabe einer steuerlichen Identifikationsnummer notwendig.

Ein aktuelles Schreiben des Bundesfinanzministeriums regelt das Vorgehen in den Fällen, wenn dem Arbeitgeber die steuerliche Identifikationsnummer des Arbeitnehmers nicht vorliegt.

Hat der Arbeitgeber für den Arbeitnehmer für das Jahr 2022 eine Lohnsteuerbescheinigung übermittelt und versichert der Arbeitgeber, dass das Dienstverhältnis nach Ablauf des Jahres 2022 fortbestanden und der Arbeitnehmer trotz Aufforderung pflichtwidrig seine Identifikationsnummer bisher nicht mitgeteilt hat, teilt das zuständige Finanzamt die Identifikationsnummer des Arbeitnehmers auf formlose schriftliche Anfrage des Arbeitgebers mit.

Unabhängig davon kann der Arbeitgeber generell die Zuteilung bzw. die Mitteilung der steuerlichen Identifikationsnummer des Arbeitnehmers beim zuständigen Finanzamt beantragen, wenn ihn der Arbeitnehmer hierzu bevollmächtigt hat.

Legt der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber die steuerliche Identifikationsnummer schuldhaft nicht vor und kann der Arbeitgeber diese dennoch nicht durch das Finanzamt erhalten, hat der Arbeitgeber regelmäßig die Lohnsteuer nach Steuerklasse VI zu ermitteln.

Nur in den Fällen, in denen der Arbeitnehmer die fehlende Mitteilung der steuerlichen Identifikationsnummer nicht zu vertreten hat oder der Arbeitgeber aufgrund von technischen Störungen die steuerliche Identifikationsnummer nicht abrufen kann, kann der Arbeitgeber für die Lohnsteuerberechnung die voraussichtliche Steuerklasse längstens für drei Kalendermonate zu Grunde legen.